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Pourquoi l'organisation et la sauvegarde des documents électroniques devraient être votre première étape vers la numérisation


Une illustration de la gestion des données avec des icônes de base de données connectées à des dossiers, une personne à un ordinateur et un point d'interrogation indiquant une incertitude.


La numérisation consiste à transformer les processus, les produits et les services de votre entreprise en utilisant les technologies numériques. Bien qu'il soit évident que la numérisation puisse apporter de grands avantages, comme l'amélioration de l'efficacité, la satisfaction des clients, l'innovation et la compétitivité, il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. La numérisation comporte aussi des défis, comme la gestion du volume et de la complexité croissants des documents électroniques qu’elle peut engendrer.


Les documents électroniques incluent toutes les informations créées, reçues ou conservées dans un format numérique, comme les courriels, les documents, les feuilles de calcul, les images, les vidéos et les fichiers audio. Ces documents sont essentiels pour documenter les activités, les décisions et les transactions de l'entreprise, ainsi que pour se conformer aux exigences légales et réglementaires.


Étant donné l'importance des documents électroniques pour une entreprise, leur organisation et leur sauvegarde constitues une étape cruciale dans le processus de numérisation. Adopter de bonnes pratiques de gestion documentaire permet d'assurer l'exactitude, l'exhaustivité, l'accessibilité et la sécurité des documents tout au long de leur cycle de vie. Par ailleurs, cette structuration d'information est aussi un prérequis à la réalisation de vos activités d'automatisation de processus et d’intelligence d’affaires (IA) de manière efficace.


Dans ce blog, nous aborderons pourquoi organiser et sauvegarder vos documents électroniques constitue une étape essentielle dans le processus de numérisation.


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Bénéfices liés à la mise en place de bonnes pratiques et d’outils de gestion d’enregistrements électroniques

Il existe plusieurs avantages à utiliser de bons outils et de bonnes pratiques de gestion des enregistrement électroniques (EE) dans votre organisation et en voici quelques-uns :


Efficacité et accessibilité

Un accès rapide à l’information est crucial pour les entreprises modernes. En organisant les EE, les entreprises s’assurent que les données sont facilement récupérables. Un système structuré d’organisation des EE réduit le temps passé à chercher des informations, ce qui améliore la productivité. Grâce aux documents numériques, les employés peuvent accéder aux données essentielles de n’importe où et à tout moment, facilitant ainsi le télétravail et la collaboration.


Conformité et gestion des risques

Les entreprises doivent respecter diverses règles sur la confidentialité, la sécurité et la conservation des données. Organiser les EE selon les exigences de conformité aide les entreprises à rester en règle. De plus, sauvegarder les informations sensibles protège contre les violations de données et réduit les risques de cybersécurité, protégeant ainsi la réputation et les finances de l’organisation.


Réduction des coûts

Des EE mal organisés et non protégés peuvent entraîner des pertes financières importantes. Les doublons, les documents égarés et les violations de données peuvent coûter cher en termes de stockage, de récupération et de frais juridiques. En adoptant des pratiques efficaces d’archivage numérique, les entreprises peuvent réduire les frais généraux liés à la paperasserie manuelle, au stockage physique et aux violations de la sécurité des données. Investir dans la numérisation dès le départ peut entraîner des économies substantielles à long terme.


Amélioration de la collaboration et de la prise de décision

Les EE permettent une collaboration fluide et une prise de décision éclairée. Quand l’information est bien organisée et facilement accessible, les équipes peuvent mieux collaborer, partager des idées et prendre des décisions basées sur les données. Que ce soit pour analyser les tendances des clients, suivre l’avancement d’un projet ou prévoir la croissance future, des documents électroniques bien organisés fournissent des informations précieuses qui soutiennent la réussite de l’entreprise.


Une entreprise prête pour l’avenir

Le rythme des changements technologiques est rapide. Les entreprises doivent s’adapter et innover pour rester compétitives. En commençant leur parcours de numérisation par des EE bien organisés et protégés, les entreprises posent les bases de leur croissance future. Les systèmes numériques flexibles peuvent facilement s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise, permettant une intégration fluide des nouvelles technologies et des nouveaux processus au fur et à mesure qu’ils apparaissent.


Pourquoi est-il risqué de se lancer dans l’automatisation sans une bonne gestion des enregistrements électroniques?

Même si les avantages d’une bonne gestion des documents énumérés ci-dessus sont généralement bien connus, on se demande souvent si c’est vraiment la première étape de la numérisation. On croit parfois, à tort, par exemple, qu’on peut automatiser les processus sans bien comprendre comment gérer les documents électroniques. Cela peut marcher dans des cas isolés avec des objectifs précis, mais cette approche peut causer des problèmes quand la numérisation touche une grande partie de l’entreprise.


Automatiser les processus sans une bonne gestion des documents peut être risqué pour plusieurs raisons :


Risque d’amplification des erreurs

L’automatisation accélère les processus, donc les erreurs ou incohérences dans les données peuvent se répandre rapidement. Sans une bonne gestion des documents pour assurer l’exactitude, les erreurs peuvent se multiplier, entraînant de mauvaises décisions, des violations de conformité et une atteinte à la réputation.


Problèmes de conformité

Les processus automatisés manipulent souvent des données sensibles. Sans une bonne gestion des documents pour guider la gouvernance des données, il y a un risque de ne pas respecter la réglementation. Le non-respect des lois sur la protection des données peut entraîner des pénalités, des amendes et des problèmes juridiques sévères.


Vulnérabilités en matière de sécurité des données

Les systèmes automatisés dépendent beaucoup des données. Sans bonnes pratiques de gestion des enregistrements électroniques (EE), les risques de sécurité, comme l’accès non autorisé ou la perte de données sensibles, augmentent. Une bonne gestion des EE met inclut des considérations pour la sécurité des données, permettant une meilleure protection contre les cybermenaces, qu’elles soient internes ou externes.


Manque de responsabilité

L’automatisation peut créer un détachement par rapport aux données et aux processus. Sans une bonne gestion des EE qui encourage la responsabilité, les employés peuvent devenir négligents ou désintéressés. Cela peut conduire à des pratiques irresponsables, comme l’élimination inappropriée des données ou la négligence face à la résolution d’enjeux de qualité.


Perte de connaissances organisationnelles

Une bonne gestion des documents aide à capturer et préserver les connaissances pour une utilisation future. Sans une culture qui valorise la préservation des connaissances, l’automatisation peut négliger le contexte et les données historiques, entraînant la perte d’informations précieuses, ou de leçons apprises, essentielles à la continuité et à l’innovation de l’entreprise.


En somme

Organiser et sauvegarder vos enregistrements électroniques (EE) est une étape cruciale dans votre effort de numérisation. Cet investissement peut améliorer votre efficacité, la satisfaction de vos clients, l’innovation et la conformité. Qui plus est, cet effort vous prépare aussi aux futurs défis et opportunités de l’ère numérique!  En organisant et en sauvegardant vos EE, vous établissez une base solide pour automatiser plus efficacement vos processus d’entreprise, tout en rendant ces données précieuses exploitables, fiables et sécurisées.


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