Indéniable, le changement fait partie de notre quotidien. Il n’est plus question de savoir ce qui change, mais plutôt ce qui ne change pas. De nouveaux changements surviennent constamment et arrivent de tous les sens. Qu’il s'agisse d'une mise à jour de système, d'une nouvelle réglementation ou de l'arrivée de l'intelligence artificielle [Non, ChatGPT n'a pas écrit ce texte ;)], nous devons s’assurer d’en retirer le meilleur.
L’attente est claire : créer de la valeur aussi rapidement et efficacement que les changements se présentent. La façon de gérer le changement va directement influencer la valeur qu’il va apporter aux organisations.
Pour générer de la valeur dans un tel contexte, il est important de comprendre ce que signifie la gestion du changement.
Qu'est-ce que la gestion du changement signifie pour vous ?
Pour certain, la gestion du changement est un département dans l'organisation, pour d'autres c'est un formulaire auquel ils ont déjà répondu. Quel que soit le sens que vous attribuez à la gestion du changement, si vous considérez qu'il s'agit d'une étape supplémentaire qui ralentit l'exécution de vos opérations, détrompez-vous !
Les organisations qui ont d'excellentes pratiques de gestion du changement ont six fois plus de chances d'atteindre les objectifs du projet.
(Source : Prosci 2020 Benchmarking data)
Qu'est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement peut être définie comme la manière dont une organisation gère la transformation de ses objectifs, de ses processus ou de ses technologies. Dans une approche axée sur les individus, elle pourrait également être considérée comme « la manière dont nous mobilisons notre personnel pour obtenir les résultats attendus en période de changement » (Jeff Hiatt, Prosci).
La gestion du changement dans une organisation peut prendre de nombreuses formes. Entre autre, la gestion du changement implique de poser les bonnes questions et de favoriser une communication adéquate par le biais de canaux appropriés, et ce, tout en veillant à ce que chacun soit en mesure de répondre aux questions suivantes :
Qu'est-ce que j'y gagne ?
Pourquoi devrais-je supporter activement ce changement ?
Quel sera l'impact sur mon travail ?
Que suis-je censé faire entre-temps ?
Être capable de répondre à ces questions démontre un bon niveau de compréhension du besoin de changer et de ce que ça représente. C’est ce que la gestion de changement cherche à créer pour, chaque individu, dès le début d'un projet.
Alors, comment rallier nos gens pour créer de la valeur? En équipe, il s’agit de développer et mettre à exécution des stratégies spécifiques au changement. La façon dont on gère le changement va inévitablement faire une différence sur le travail des individus.
La valeur de la gestion du changement
La valeur créée par la gestion du changement ne provient pas uniquement des politiques mises en place, mais bien des individus qui soutiennent et défendent le changement. Une gestion efficace du changement permet d’atteindre les objectifs souhaités avec des équipes engagées. Il est impératif de déterminer des objectifs quantifiables, propres à la nature du changement, qui prennent en compte l’individu derrière le projet comme le taux d’adoption par les utilisateurs d’une solution ou encore le gain d’efficacité mesurable lié à l’amélioration d’un processus.
Plus on intègre rapidement des aspects de gestion du changement dans un projet, meilleure sont les chances de :
1. Comprendre et adresser les impacts avec les impactés.
Les projets peuvent être complexes, transversaux et interdépendants. Trop souvent, les impacts futurs passent inaperçus jusqu'à un stade avancé du projet. Lorsque ça se produit, ils peuvent entraîner des retards, des écarts de coûts et un désordre au sein du projet et de l'organisation.
Différents aspects du travail d'un individu peuvent être sujet à soutenir un impact, tels que les processus, les systèmes, les outils et les comportements. De bonnes pratiques de gestion du changement permettront de s'assurer qu'ils sont pris en compte à même la conception d’une solution.
2. Atteindre les objectifs du projet.
Parallèlement à la gestion de projet, la gestion du changement contribue à la réussite d’un projet. Outre les aspects techniques, des éléments humains seront inclus dans la conception du projet pour répondre aux besoins des parties prenantes. Non seulement la gestion du changement facilite l’atteinte des objectifs, elles s’assurent que les objectifs englobent tous les facteurs nécessaires. Autrement dit, la gestion du changement permet de s'assurer que les individus sont prêts à soutenir le changement et que la valeur du projet sera atteinte.
Avez-vous entendu l’histoire du lancement qui a été repoussé parce que, même si le système était prêt, l'organisation (ses gens et façon de faire) ne l’était pas ? Une approche structurée de gestion du changement assure que les outils adéquats soient utilisés pour évaluer et adapter activement le plan et ses stratégies afin d'atteindre les objectifs.
3. Soutenir le changement et ses avantages
La gestion du changement permet de s'assurer que l'organisation réalise la valeur attendue du changement. Les résultats escomptés du projet devraient être atteints et maintenus grâce à l'adoption et à l'utilisation de la solution. De saines pratiques de gestion du changement auront permis de préparer les individus au nouvel état de leur travail quotidien, de faire face aux résistances et de prendre en compte le risque de saturation au changement qui peut survenir, à la fois pendant et après le projet.
Vous souvenez-vous de l'époque où l'équipe de projet arrivait, déployait (une solution) et s'enfuyait ? Bien que techniquement, l’équipe projet avait livré le projet et considéré l’objectif atteint, l’organisation aurait bénéficié d’une période de transition pour renforcer, voir ancrer les nouveaux changements dans sa culture interne.
C'est l’un des nombreux exemples de valeur générée par une gestion proactive du changement, de la définition du projet jusqu'à sa complétion.
InnovX contribue à votre gestion du changement
InnovX est fier de cultiver de meilleures expériences pour supporter tous ses clients, actuels et futurs, dans leurs transformations organisationnelles, faciliter l'intégration de la gestion du changement et assurer la création et le maintien de la valeur.
Notre équipe est constamment impliquée dans les différents stades de la transformation organisationnelle et est exposée aux avantages que la gestion efficace du changement peut apporter à un projet, quelle que soit sa taille. Voici quelques exemples :
Traiter l'impact du changement sur les processus informatiques suivant la validation rétroactive d'un système ERP nécessaire pour pénétrer un nouveau marché réglementé. Comprendre l'impact sur les activités quotidiennes des membres de l'équipe concernée et souligner la nécessité et la valeur du changement.
Intégrer les principales actions liées à la gestion du changement dans le plan de projet d'une revue stratégique de l'architecture des données d'une organisation du secteur des appareils médicaux afin d'augmenter les chances d'atteindre les objectifs du projet dans un délai réaliste.
Comprendre et piloter l'impact d'un projet de refonte des procédures afin que les procédures opérationnelles normalisées (PON) mises à jour ne reflètent pas seulement ce qui est nécessaire d’un point de vue contrôle ou réglementation, mais aussi qu'elles aient été rédigées d'une manière à permettre leur adoption collective et leur respect par l'organisation en question.
Intégrer la gestion du changement dans vos opérations ou vos projets de transformation, c'est s'assurer que la plus grande valeur possible soit généré. Discutons de la meilleure solution pour vous.
Une suggestion pour vous
Quelle que soit la phase du projet dans laquelle vous vous trouvez, essayez ceci.
Notez vos réponses aux questions suivantes :
Quel est le changement à venir ? (Quel est le projet?)
Quel est le but de ce changement ? (Quels sont les résultats escomptés, autant les objectifs du projet que les avantages organisationnels souhaités ?)
Et celles-ci :
Que changeons-nous exactement ? (Concrètement, qu’est-ce qui va être différent à la suite du projet, qu’est-ce qui change?)
Qui sera impacté ? (Quels groupes verront leur travail changer?)
Observez-vous un lien entre les groupes impactés par le projet et les résultats escomptés de celui ?
a) Oui !
b) Non, mais il devrait y en avoir un !
c) Non (c’est possible).
D'ordre général, plus la correlation entre l'un et l'autre est forte, plus vous devrez adopter une gestion de changement efficace pour obtenir les résultats escomptés.
⬇️Téléchargez notre exercice⬇️
Invitez des membres de votre équipe à participer à cet exercice et comparez vos résultats. Permettez-leur de comprendre et faire directement le lien entre la gestion du changement et la réussite de votre projet.
Myriam Filion
Analyste d'affaires senior pour Solutions InnovX &
Certifiée en gestion du changement par Prosci
Myriam possède de l'expérience dans l'implantation de logiciels TI et la réingénierie des processus dans de nombreux secteurs d'activité, dont le secteur réglementé des aliments et boissons transformés. Passionnée par les opérations et l'amélioration des processus, elle encourage le changement et responsabilise les équipes grâce à ses connaissances.